Spotkania klubowe odbywają się zwykle raz na tydzień. Każde spotkanie ma ściśle określony program, opracowany z dokładnością co do minuty przez Dyrektora Merytorycznego. Każdy z uczestników dostaje kopię Programu na początku spotkania. Programy z kolejnych spotkań są archiwowane przez Sekretarza.

W rozdziale 5 Części trzeciej zamieszczona jest kopia autentycznego programu z pierwszego KLS. Na następnej stronie podany jest typowy program z Klubu w Vancouver. Przyjrzyjmy się bliżej poszczególnym elementom spotkania.

17 marca 1994 r. Temat: Miłość

K L U B L U D Z I S U K C E S U
im. Małego Tadzia

Gospodarz Spotkania : Ryszard 20.02

Wita członków Klubu i gości, otwiera zebranie
Prowadzi prezentację uczestników spotkania (z użyciem tematu dnia)
Potwierdza obecność osób w programie i wyznacza ewentualne zastępstwa
Przedstawia Przewodniczącego

Przewodniczący : Leszek 20.15

Przedstawia funkcje:

Generalny Recenzent : Romuald
Mistrz Pozytywnego Myślenia : Waldemar
Mistrz Jąkania i Gramatyki : Gracjan
Mistrz Czasu : Elżbieta

Przedstawia mówców i zapowiada recenzentów

Mowa programowa "JA" : Agnieszka 20.20
Recenzent : Elżbieta
Mowa programowa "Przełamanie lodów" : Gracjan 20.30
Recenzent : Teresa
Mowa programowa "Przekonaj" : Zbyszek 20.40
Recenzent : Joanna

Sukces na co dzień 20.50

Rada Ekspertów - sytuacja : Elżbieta 21.00

Dziecko 16-18 lat odchodzi z domu. Co dalej?

Łańcuszek mówców 21.02

Kolejność wyznaczania: recenzent - temat - mówca
Angażujemy przede wszystkim osoby nie wymienione w programie

Rada Ekspertów - rozwiązanie 21.30

Generalny Recenzent 21.35

Sprawozdanie Mistrza Czasu (1 min)
Sprawozdanie Mistrza Jąkania i Gramatyki (1 min)
Sprawozdanie Mistrza Pozytywnego Myślenia (1 min)
Ocena Generalnego Recenzenta

Ustalenie tematu i programu następnego spotkania 21.45
Gospodarz Spotkania zbiera głosy

Prezydent : Andrzej 21.47

Wolne wnioski i sprawy organizacyjne
Wyniki głosowania i nagrody
Słowo od Prezydenta
Zamknięcie zebrania 22.00

Nie przypadkiem zebranie zaczyna się o 20.02. Te dwie minuty po ósmej dyskretnie zwracają uwagę na punktualność. Ludzie sukcesu są punktualni i od innych oczekują tego samego. Przychodzenie na czas jest nawykiem, który można wyrobić.

W programie, przy każdej funkcji podana jest osoba, która na danym spotkaniu tę funkcję pełni. Ważne jest równomierne rozdzielanie ról, tak aby każdy sprawował jakąś funkcję. Przy większej ilości osób w Klubie, Dyrektor Merytoryczny czuwa nad tym, aby każdy co jakiś czas był zaangażowany. W małych Klubach, nawet tylko trzy osoby mogą prowadzić spotkanie - po prostu ta sama osoba będzie pełniła więcej niż jedną funkcję.

Pierwszą część prowadzi Gospodarz Spotkania (który później pojawia się jeszcze do liczenia głosów). W Klubach Toastmasters do otwarcia zebrania używany jest często drewniany młotek (który także może służyć do przywracania porządku). Tradycja młotka jest na tyle silna w Ameryce, że najlepszym mówcom przyznawane są nagrody "złotego młotka" (np. został w ten sposób wyróżniony Wayne Dyer). Jak pisze Janusz w Części trzeciej, zwyczaj ten zupełnie się w Polsce nie przyjął.

Gospodarz zaprasza każdego z uczestników do przedstawienia się i krótkiej wypowiedzi na temat spotkania. W załączonym programie tematem jest "miłość" - w kilku zdaniach mówimy, co uważamy za stosowne powiedzieć na temat miłości. Każda wypowiedź przyjmowana jest krótkimi brawami (Oklaski).

Drugą część spotkania prowadzi Przewodniczący. Jest to główna osoba odpowiedzialna za merytoryczną stronę spotkania i jego jakość. Przedstawia Generalnego Recenzenta, mówców i zapowiada wszystkie kolejne etapy programu. Na zakończenie prowadzenie zebrania przekazuje Prezydentowi.

* * *

Dla urozmaicenia można raz na miesiąc lub raz na kwartał organizować bardziej uroczyste spotkania połączone z posiłkiem w restauracji. Oczywiście ktoś to musi wcześniej z restauracją uzgodnić. Jeśli z góry będą zamówione posiłki (ten sam dla wszystkich lub dwa-trzy do wyboru), usprawni to pracę restauracji i można liczyć na zniżkę. Trzeba też z góry zebrać pieniądze od uczestników. Wymaga to trochę wysiłku, ale warto spróbować (szczególnie na etapie Mistrza Organizacji). Przebieg spotkania może być podobny do normalnego, ale potrzebny jest dodatkowy czas na posiłek - najlepiej na początku.

Specjalnych spotkań wymagają niektóre Konkursy, które też mogą odbywać się w restauracji, albo nawet na świeżym powietrzu. Zarząd Klubu dba o urozmaicanie spotkań i zachęca wszystkich do wykazywania inicjatywy, pamiętając, że o dobre pomysły jest łatwiej niż o wytrwałość w ich realizacji. Zarząd, a szczególnie Dyrektor Merytoryczny powinni często przypominać o istnieniu Stopni Wtajemniczenia i używać ich jako czynnika motywującego do pracy w odkrywaniu siebie i swoich możliwości. W rozwijaniu osobowości można sobie nawzajem pomagać.